Navigation Menu+

Fuar ve Etkinliklerde Dikkat

Şub 18, 2011 / Sektör Takibi

events

Hizmet
Odaklı Değişim

Günümüzün ekonomik şartları kapsamında
firmalar, pazarlama bütçelerini sadece ölçülebilir pazarlama üzerine
odakladılar. Hizmet sektöründeki bizler ise buna ayak uydurabilmek için çeşitli
yöntemlere ve araçlara baş vurmak durumunda kaldık. ‘Hayatta tek sabit faktör
değişimdir.’ prensibine uygun olarak hizmet sektörü ve bu kısa yazının konusu
olan etkinlik & fuarcılık sektörü de bu yönde değişmek ve gelişmek
durumunda kaldı. Bu yazı, bu değişime ayak uydurmak için atılan adımların arkasındaki
düşünce fırtınasını yansıtıyor.

Kollektif
Verim

Organizatörlük de diğer meslekler gibi ancak
bu mesleği uzun süre icra etmiş ustalarından öğrenilebilir. Bu yazıyı yazarken
bana bugüne kadar yol gösteren ve göstermeye devam eden değerli kişilerin
birikmiş tecrübelerinden de yararlandığımı üstüne basarak belirtmek isterim. Bir
organizasyon kesinlikle kollektif bir başarıdır, bunun bilincinde olmak bir
etkinlik ve fuar düzenlemek için birinci şarttır. Bu kollektif başarı, ancak
size bu mesleği ögretenler dahil, pazarlama, satış, kreatif ve teknik
departmanlarınızın hepsinin verimli birlikteliğinden doğabilir.

 

Verilen
Sözlerin Tutulması

Bir etkinliğin başarı baremleri kazanılan para
ve kazanılan prestijdir. Organizatör firmanın bu iki baremi elinden geldiği
kadar dengede tutması gerçek bir zorunluluktur. Etkinlik pazarlanırken verilen
sözlerin hepsinin yerine getirilmesi, özellikle etkinliğin devamlılığı için en
önemli rolü oynar. Bizler bir etkinlik organize eder ve pazarlarken aslında
hayal satıyoruz. Bugün ikna ettiğimiz bir müşteri, belki 9 ay sonra
buluşacağına inandığı satın almacıları standına çekebilmek veya verdiği
konferans ile etkileyebilmek için size pazarlama bütçesinin bir kısmını
ayırıyor, sonra da 9 ay boyunca en iyi satışı/pazarlamayı yapabilmek için
hazırlanıyor, broşürler, hediyeler, vs. hazırlatıyor. Bu hayallerin yıkılmaması
ve gerçeklere dönüşmesi kalıcı bir devamlılık sağlayacaktır. Etkinlik
düzenlemedeki birinci prensip sözünü tutabilmekten geçer.

 

Yaratıcı
Fikirler Havuzu

Organizasyon başarısındaki önemli etkenlerden
biri de organizatör firmanın orijinal fikirler havuzunda yatar. Bana kalırsa maksimum
verim, orijinal fikirlerin pratik ve kalıcı uygulamaları ile yakalanabilir.
Bunun için organizatör firma adeta bir kreatif ajans rolü üstlenmeli ve
katılımcı firmalara yaratıcı pazarlama fikirleri vermelidir. Bunun yolu
etkinliği yaptığınız alanı çok iyi etüd etmekten ve ziyaretçi profilini çok iyi
tanımaktan geçer. Örneğin biz düzenlediğimiz güvenlik ağırlıklı bir etkinlikte,
bir firmamızdan stand yerine atış simulatörü kurmasını istedik ve simulatörü
genelde ziyaretçi sirkülasyonunun en düşük olduğu noktaya kurduk. İçeri gelen
her ziyaretçi kesinlikle bu simulatörü görmek ve biraz da içlerindeki oyun
dürtüsünü beslemek için bu alanı defalarca ziyaret ettiler. Biz bu sayede hem
fuar alanındaki ziyaretçi sirkülasyonunu verimli hale getirmiş olduk, hem de
katılımcı firma akılda kalan ve ürünlerini pazarlamalarını kolaylaştıran bir
ortam yaratmış oldu.

Devlet
Kurum & Kuruluşları

Belki de en önemli konulardan birisi de devlet
kurum ve kuruluşları ile aranızı iyi tutmaktan geçer. Bir etkinlik düzenlerken
etkinliğin içeriği ile ilgili olabilecek lokal ve ulusal devlet kurum ve
kuruluşlarını haberdar etmek, ilgili devlet çalışanlarını davet etmek gerçekten
kritik olabilir. Zaman zaman çeşitli sektörler için veya genel olarak devlet
teşvikleri söz konusu olabilir. Bunları yakından izleyebilirseniz, pazarlama
teşviklerinden müşterilerinizi haberdar edebilir, pazarlama bütçeleri
üzerindeki yükü hafifletebilirsiniz.

 

Teknik
Ofis

Gözden kaçırılmaması gereken bir konu da
teknik ofisinizin yeterliliğidir. Elektrik, internet, stand, mikrofon,
bilgisayar, vs. gibi bir organizasyonun parçaları olan bütün detaylara yönelik
çözüm yaratabilecek teknik bir ekip şarttır. Eğer böyle bir teknik ekibiniz
yoksa, çözümü sağlayan firmaya gerekirse daha fazla ödeme yaparak, sağladıkları
çözümün teknik ekibini de finanse etmeli ve etkinliğinizin prestijini
bozabilecek ufak problemleri ortadan en kısa sürede kaldırabilmelisiniz.

 

Etkinliğin
Ruhuna Açılan Kapı

Bir etkinliğin ruhuna açılan kapılar o
etkinliğin hostesleridir. Ziyaretçinin ilk gördüğü kayıt alanındaki hostesler
olacaktır, daha sonrasında gerek kahve dağıtan, gerek tercümanlık yapan,
gerekse firmalara destek veren hostesler etkinliğin havasını önemli ölçüde
etkilerler. Siz en başarılı en prestijli etkinliği düzenleyebilirsiniz, fakat
hostesleriniz gülümseyerek, hızlı ve akıllıca hizmet vermiyorsa başarınız
gölgelenecektir.

 

Yer
& Zaman Faktörü

Bir etkinliğin düzenlendiği yerin ve zamanın
nitelikleri o etkinliğin başarısının önemli faktörleri arasındadır. Bu konuda
özellikle organizasyonun konusuna ve sektörel kültürüne dayalı kararlar vermek
durumundasınız. Örneğin muhasebecilik ile ilgili bir etkinlik yapıyorsanız ayın
son haftası veya ilk haftası bu etkinliğin düzenlemeniz mantıklı olmayacaktır. Bununla
birlikte organizasyon alanının alt yapısı ve yeri de önemli faktörler arasında
yer alıyor.

 

Sonuç

Başarılı organizatörlük ve fuarcılık özellikle etkinliğini
düzenlediğin sektörün tüm ayrıntılarını, yeniliklerini, kısaca nabzını
ölçebilmek, sektörün ihtiyaçlarını iyi analiz edebilmekten geçiyor.

Paylaş